Der Beschaffungsassistent leistet wichtige administrative, koordinierende und operative Unterstützung für den Beschaffungsbereich. Diese Position trägt dazu bei, dass die Beschaffungsaktivitäten effizient, vorschriftsmäßig, kosteneffizient und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien erfolgen.

Der Beschaffungsassistent unterstützt die Lieferantenakquise, die Lieferantenkoordination, die Dokumentation, die Beschaffungsabläufe und die Bestandsverfolgung. Diese Rolle ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Beschaffungsprozesse und gewährleistet die rechtzeitige Verfügbarkeit von Waren und Dienstleistungen, die für den Gastronomiebetrieb, die Gebäudeverwaltung und die Veranstaltungsorganisation des Schlosses erforderlich sind.

Der ideale Kandidat ist gut organisiert, detailorientiert, proaktiv und arbeitet gerne mit Lieferanten, internen Abteilungen und Finanzunterlagen zusammen. Die Arbeit ist effektiv und steht im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien.

Der Beschaffungsassistent unterstützt die Beschaffung, die Lieferantenkoordination, die Dokumentation, die Einkaufsabläufe und die Bestandsverfolgung. Diese Position ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Beschaffungsprozesse und gewährleistet die rechtzeitige Verfügbarkeit von Waren und Dienstleistungen, die für den Gastgewerbe-, Facility- und Veranstaltungsbetrieb des Schlosses erforderlich sind. Er ist detailorientiert, proaktiv und arbeitet sicher im Umgang mit Lieferanten, internen Abteilungen und Finanzunterlagen.

Einkaufsunterstützung und -verwaltung

• Erstellung und Bearbeitung von Bestellanforderungen, Bestellungen (POs), Verträgen und Begleitunterlagen zur Genehmigung.
• Sicherstellung der fristgerechten und korrekten Erfassung von Beschaffungsdaten in Finanz- und Bestandssystemen.
• Pflege übersichtlicher digitaler und physischer Ablagesysteme für alle Beschaffungsunterlagen.
• Unterstützung bei Lieferantenangeboten, Preisvergleichen und grundlegenden Kostenanalysen.

Lieferantenkoordination

• Kommunikation mit Lieferanten zur Einholung von Angeboten, zur Auftragsbestätigung, zur Nachverfolgung von Lieferungen und zur Lösung kleinerer Probleme.
• Pflege einer aktuellen Liste zugelassener Lieferanten mit Kontaktdaten, Preisen und Vertragsinformationen.
• Überwachung der Lieferantenleistung (Lieferzeiten, Qualität, Reaktionsfähigkeit).

Liefer-, Bestands- und Dokumentenkontrolle

• Überwachung von Lieferplänen und Abstimmung mit den Wareneingangsteams, um den rechtzeitigen Wareneingang sicherzustellen.
• Überprüfung von Lieferscheinen, Rechnungen und Bestelldetails auf Richtigkeit, bevor diese zur Zahlungsabwicklung an die Finanzabteilung weitergeleitet werden.
• Meldung von Unstimmigkeiten, beschädigter Ware oder Fehlmengen sowie Unterstützung bei Bestandsaufnahmen und Pflege genauer Bestandsinformationen für Artikel mit hohem Verbrauch.

Compliance und Prozessunterstützung

• Stellen Sie sicher, dass alle Beschaffungsaktivitäten den internen Richtlinien, Genehmigungsabläufen und Budgetvorgaben entsprechen.
• Unterstützen Sie die Pflege des Beschaffungskalenders, der Fristen für Vertragsverlängerungen und der Zeitpläne für Lieferantenvereinbarungen.
• Unterstützen Sie Audits, indem Sie sicherstellen, dass Beschaffungsunterlagen, Genehmigungen und Dokumentationen vollständig und konform sind.

Daten, Berichterstattung und Systeme

• Aktualisieren und pflegen Sie Beschaffungsprotokolle, Nachverfolgungslisten und Dashboards (Bestellungen, Lieferstatus, Preise, Lieferantenlisten).
• Unterstützung bei der Erstellung wöchentlicher und monatlicher Berichte für den Finanz- und Beschaffungsmanager.
• Unterstützung bei der Dateneingabe und -aktualisierung in Bezug auf Lieferantenmanagement, Lagerbestände und Beschaffungs-KPIs.

Abteilungsübergreifende Koordination

• Enge Zusammenarbeit mit den Teams für Gebäudemanagement, Besuchererlebnis, Verwaltung sowie Gastronomie, um den Beschaffungsbedarf zu erfassen.
• Kommunikation des Bestellstatus, der voraussichtlichen Lieferzeiten sowie etwaiger Verzögerungen oder Probleme an interne Stakeholder.
• Unterstützung bei der Sicherstellung, dass die Abteilungen die ordnungsgemäßen Beschaffungsverfahren und Dokumentationsanforderungen einhalten.

Allgemeine administrative Unterstützung

• Unterstützung bei der Planung von Lieferantengesprächen, der Organisation von Beschaffungsunterlagen und der Vorbereitung von Dokumenten für Ausschreibungen oder Bewertungen.
• Erledigung allgemeiner Büroaufgaben im Zusammenhang mit der Beschaffung, wie z. B. das Scannen von Dokumenten, die Datenorganisation und Nachverfolgungsaufgaben.

• 1–3 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Beschaffung, Einkaufsunterstützung, Lieferkette oder in administrativen Funktionen (Erfahrung im Gastgewerbe ist von Vorteil).
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit, Sorgfalt und organisatorische Fähigkeiten.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein professioneller und zuvorkommender Umgang mit Lieferanten.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) und sicherer Umgang mit Einkaufs- oder ERP-Systemen.
• Englischkenntnisse sind sehr wünschenswert, aber nicht erforderlich.
• Fähigkeit, in einem hektischen Betriebsumfeld mehrere Anfragen und Termine zu bewältigen.
• Grundlegendes Verständnis von Beschaffungsprozessen, Bestandsverwaltungssystemen oder Konzepten der Lieferkette ist wünschenswert.

Bran, Brașov (vor Ort, Vollzeit)