L'assistant(e) aux achats apporte un soutien administratif, de coordination et opérationnel essentiel au service des achats. Ce poste contribue à garantir que les activités d'achat soient efficaces, conformes, rentables et en adéquation avec les politiques de l'entreprise.

L’assistant(e) aux achats participe à la recherche de fournisseurs, à la coordination des fournisseurs, à la gestion de la documentation, aux processus d’achat et au suivi des stocks. Ce poste est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations d’approvisionnement et garantir la disponibilité en temps voulu des biens et services nécessaires aux activités d’accueil, de gestion des installations et d’organisation d’événements du Château.

Le candidat idéal est organisé, soucieux du détail, proactif et à l’aise dans ses relations avec les fournisseurs, les services internes et la gestion de la documentation financière. Il doit être efficace et respecter les politiques de l’entreprise.

L'assistant(e) aux achats apporte son soutien dans les domaines de l’approvisionnement, de la coordination des fournisseurs, de la documentation, des processus d’achat et du suivi des stocks. Ce poste est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations d’approvisionnement et garantir la disponibilité en temps voulu des biens et services nécessaires aux activités d’accueil, de gestion des installations et d’organisation d’événements du château. Il/elle doit être organisé(e), soucieux(se) du détail, proactif(ve) et à l’aise dans ses relations avec les fournisseurs, les services internes et la documentation financière.

Assistance et administration des achats

• Préparer et traiter les demandes d’achat, les bons de commande (BC), les contrats et les pièces justificatives en vue de leur validation.
• Veiller à la saisie précise et dans les délais des données relatives aux achats dans les systèmes financiers et de gestion des stocks.
• Gérer des systèmes de classement numériques et physiques organisés pour l’ensemble des dossiers d’achat.
• Apporter son aide pour les devis des fournisseurs, les comparaisons de prix et les analyses de coûts de base.

Coordination avec les fournisseurs

• Communiquer avec les fournisseurs pour demander des devis, confirmer les commandes, assurer le suivi des livraisons et résoudre les problèmes mineurs.
• Tenir à jour une liste des fournisseurs agréés comprenant leurs coordonnées, leurs tarifs et les informations contractuelles.
• Suivre les performances des fournisseurs (délais de livraison, qualité, réactivité).

Contrôle des livraisons, des stocks et de la documentation

• Surveiller les calendriers de livraison et assurer la coordination avec les équipes de réception afin de garantir la réception des marchandises dans les délais.
• Vérifier l’exactitude des bons de livraison, des factures et des détails des bons de commande avant de les transmettre au service financier pour le traitement des paiements.
• Signaler les écarts, les marchandises endommagées ou les manquants, participer aux opérations d’inventaire et tenir à jour des informations précises sur les niveaux de stock des articles à forte consommation.

Conformité et soutien aux processus

• Veiller à ce que toutes les activités d’approvisionnement respectent les politiques internes, les circuits de validation et les directives budgétaires.
• Contribuer à la gestion du calendrier des achats, des échéances de renouvellement des contrats et des délais liés aux accords avec les fournisseurs.
• Apporter votre soutien lors des audits en vous assurant que les dossiers d’approvisionnement, les validations et la documentation sont complets et conformes.

Données, rapports et systèmes

• Mettre à jour et tenir à jour les registres, outils de suivi et tableaux de bord relatifs aux achats (commandes, statut des livraisons, tarification, listes de fournisseurs).
• Participer à la préparation des rapports hebdomadaires et mensuels destinés au responsable des finances et des achats.
• Participer à la saisie et à la mise à jour des données relatives à la gestion des fournisseurs, aux niveaux de stock et aux indicateurs clés de performance (KPI) des achats.

Coordination inter-services

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes chargées de la gestion des installations, de l’accueil des visiteurs, de l’administration et de la restauration afin de cerner les besoins en matière d’achats.
• Communiquer aux parties prenantes internes l’état des commandes, les délais de livraison prévus, ainsi que tout retard ou problème éventuel.
• Veiller à ce que les services respectent les procédures d’achat et les exigences en matière de documentation.

Soutien administratif général

• Aider à planifier les réunions avec les fournisseurs, à organiser les dossiers d’approvisionnement et à préparer les documents pour les appels d’offres ou les évaluations.
• Gérer les tâches administratives générales liées à l’approvisionnement, telles que la numérisation de documents, l’organisation des données et les suivis.

• 1 à 3 ans d'expérience dans les domaines de l'approvisionnement, de l'assistance aux achats, de la chaîne logistique ou dans des fonctions administratives (une expérience dans le secteur de l'hôtellerie-restauration est un atout).
• Grand souci du détail, précision et sens de l'organisation.
• Bonnes compétences en communication et attitude professionnelle et courtoise dans les relations avec les fournisseurs.
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) et aisance avec les systèmes d’achat ou les progiciels de gestion intégrée (ERP).
• La maîtrise de l’anglais est fortement souhaitée mais n’est pas obligatoire.
• Capacité à gérer plusieurs demandes et délais dans un environnement opérationnel très actif.
• Une compréhension de base des processus d’approvisionnement, des systèmes de gestion des stocks ou des concepts de chaîne d’approvisionnement est souhaitable.

Bran, Brașov (sur place, à temps plein)