El asistente de compras proporciona un apoyo administrativo, de coordinación y operativo esencial al departamento de compras. Esta función contribuye a garantizar que las actividades de compra sean eficientes, cumplan con la normativa, sean rentables y se ajusten a las políticas de la empresa.

El asistente de compras se encarga de la búsqueda de proveedores, la coordinación con los mismos, la documentación, los procesos de compra y el seguimiento del inventario. Este puesto es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de compras y la disponibilidad oportuna de los bienes y servicios necesarios para las operaciones de hostelería, instalaciones y eventos del Castle.

El candidato ideal es una persona organizada, meticulosa, proactiva y con facilidad para trabajar con proveedores, departamentos internos y documentación financiera. Eficaz y en consonancia con las políticas de la empresa.

El asistente de compras presta apoyo en la búsqueda de proveedores, la coordinación con los mismos, la documentación, los procesos de compra y el seguimiento de inventarios. Este puesto es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de compras y la disponibilidad oportuna de los bienes y servicios necesarios para las operaciones de hostelería, instalaciones y eventos del Castle. Orientado, proactivo y con facilidad para trabajar con proveedores, departamentos internos y documentación financiera.

Apoyo y administración de compras

• Preparar y tramitar solicitudes de compra, órdenes de compra (PO), contratos y documentación de apoyo para su aprobación.
• Garantizar la introducción puntual y precisa de los datos de compras en los sistemas financieros y de inventario.
• Mantener sistemas de archivo organizados, tanto digitales como físicos, para todos los registros de compras.
• Colaborar en la obtención de presupuestos de proveedores, comparativas de precios y análisis básicos de costes.

Coordinación con proveedores

• Comunicarse con los proveedores para solicitar presupuestos, confirmar pedidos, realizar el seguimiento de las entregas y resolver incidencias menores.
• Mantener una lista actualizada de proveedores autorizados con datos de contacto, precios e información contractual.
• Realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores (plazos de entrega, calidad, capacidad de respuesta).

Control de entregas, inventario y documentación

• Supervisar los calendarios de entrega y coordinarse con los equipos de recepción para garantizar la recepción puntual de la mercancía.
• Verificar la exactitud de los albaranes, las facturas y los detalles de las órdenes de compra antes de remitirlos al departamento de Finanzas para su tramitación de pago.
• Informar de discrepancias, mercancía dañada o faltas de stock, colaborar en los recuentos de inventario y mantener información precisa sobre los niveles de existencias de los artículos de mayor consumo.

Cumplimiento normativo y apoyo a los procesos

• Garantizar que todas las actividades de compras se ajusten a las políticas internas, los flujos de trabajo de aprobación y las directrices presupuestarias.
• Colaborar en la gestión del calendario de compras, los plazos de renovación de contratos y los plazos de los acuerdos con los proveedores.
• Apoyar las auditorías asegurándose de que los expedientes de compras, las aprobaciones y la documentación estén completos y cumplan con la normativa.

Datos, informes y sistemas

• Actualizar y mantener los registros, sistemas de seguimiento y paneles de control de compras (pedidos, estado de las entregas, precios, listas de proveedores).
• Colaborar en la elaboración de informes semanales y mensuales para el responsable de Finanzas y Adquisiciones.
• Ayudar en la introducción y actualización de datos relacionados con la gestión de proveedores, los niveles de inventario y los indicadores clave de rendimiento (KPI) de las adquisiciones.

Coordinación entre departamentos

• Trabajar en estrecha colaboración con los equipos de Gestión de Instalaciones, Experiencia del Visitante, Administración y Alimentación y Bebidas para comprender las necesidades de adquisición.
• Comunicar el estado de los pedidos, los plazos de entrega previstos y cualquier retraso o incidencia a las partes interesadas internas.
• Contribuir a garantizar que los departamentos sigan los procedimientos de compra adecuados y cumplan los requisitos de documentación.

Apoyo administrativo general

• Colaborar en la programación de reuniones con proveedores, la organización de los expedientes de compras y la preparación de documentos para licitaciones o evaluaciones.
• Realizar tareas administrativas generales relacionadas con las compras, como el escaneo de documentos, la organización de datos y los seguimientos.

• De 1 a 3 años de experiencia en aprovisionamiento, apoyo a las compras, cadena de suministro o puestos administrativos (se valorará la experiencia en el sector hotelero).
• Gran atención al detalle, precisión y capacidad de organización.
• Buenas habilidades de comunicación, con un trato profesional y cortés en el contacto con los proveedores.
• Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) y familiaridad con sistemas de compras o ERP.
• Se valora mucho el dominio del inglés, aunque no es imprescindible.
• Capacidad para gestionar múltiples solicitudes y plazos en un entorno operativo ajetreado.
• Se valora tener conocimientos básicos sobre procesos de contratación, sistemas de inventario o conceptos de la cadena de suministro.

Bran, Brașov (presencial, a tiempo completo)