Asystent ds. zaopatrzenia zapewnia niezbędne wsparcie administracyjne, koordynacyjne i operacyjne dla działu zaopatrzenia. Osoba na tym stanowisku pomaga zapewnić, by działania związane z zakupami były wydajne, zgodne z przepisami, opłacalne oraz zgodne z polityką firmy.

Asystent ds. zaopatrzenia wspiera procesy pozyskiwania dostawców, koordynację dostawców, dokumentację, przepływ pracy związany z zakupami oraz śledzenie stanów magazynowych. Stanowisko to ma kluczowe znaczenie dla utrzymania sprawnego przebiegu operacji zaopatrzeniowych oraz zapewnienia terminowej dostępności towarów i usług niezbędnych do prowadzenia działalności Castle w zakresie hotelarstwa, zarządzania obiektami i organizacji wydarzeń.

Idealny kandydat jest osobą zorganizowaną, zwracającą uwagę na szczegóły, proaktywną oraz czującą się swobodnie we współpracy z dostawcami, działami wewnętrznymi i dokumentacją finansową. Skuteczny i działający zgodnie z polityką firmy.

Asystent ds. zaopatrzenia wspiera procesy pozyskiwania dostawców, koordynacji dostawców, dokumentacji, procedur zakupowych oraz śledzenia stanów magazynowych. Stanowisko to ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia sprawnego przebiegu procesów zaopatrzeniowych oraz terminowej dostępności towarów i usług niezbędnych do prowadzenia działalności hotelarskiej, obsługi obiektów i organizacji wydarzeń w zamku. Kandydat powinien być zorientowany na zadania, proaktywny oraz swobodnie współpracować z dostawcami, działami wewnętrznymi i dokumentacją finansową.

Wsparcie i administracja w zakresie zakupów

• Przygotowywanie i przetwarzanie wniosków o zakup, zamówień (PO), umów oraz dokumentacji uzupełniającej do zatwierdzenia.
• Zapewnienie terminowego i dokładnego wprowadzania danych dotyczących zamówień do systemów finansowych i magazynowych.
• Prowadzenie uporządkowanych cyfrowych i fizycznych systemów archiwizacji wszystkich dokumentów dotyczących zamówień.
• Pomoc w zakresie ofert dostawców, porównań cen oraz podstawowej analizy kosztów.

Koordynacja dostawców

• Komunikowanie się z dostawcami w celu uzyskania ofert, potwierdzania zamówień, monitorowania dostaw oraz rozwiązywania drobnych problemów.
• Prowadzenie aktualnej listy zatwierdzonych dostawców wraz z danymi kontaktowymi, cennikami i informacjami dotyczącymi umów.
• Monitorowanie wyników dostawców (terminy dostaw, jakość, szybkość reakcji).

Kontrola dostaw, zapasów i dokumentacji

• Monitorowanie harmonogramów dostaw oraz koordynacja działań z zespołami odbiorczymi w celu zapewnienia terminowego odbioru towarów.
• Sprawdzanie poprawności listów przewozowych, faktur i szczegółów zamówień zakupu przed przekazaniem ich do działu finansowego w celu realizacji płatności.
• Zgłaszanie rozbieżności, uszkodzonych towarów lub braków oraz wspieranie inwentaryzacji i utrzymywanie dokładnych informacji o stanach magazynowych w przypadku produktów o wysokim zużyciu.

Zgodność z przepisami i wsparcie procesów

• Dbaj o to, by wszystkie działania związane z zamówieniami były zgodne z wewnętrznymi zasadami, procedurami zatwierdzania i wytycznymi budżetowymi.
• Pomagaj w prowadzeniu kalendarza zamówień, terminów odnowienia umów oraz harmonogramów umów z dostawcami.
• Wspieraj audyty, dbając o kompletność i zgodność z przepisami dokumentacji dotyczącej zamówień, zatwierdzeń i innych dokumentów.

Dane, raportowanie i systemy

• Aktualizuj i prowadź rejestry zamówień, narzędzia do śledzenia oraz pulpity nawigacyjne (zamówienia, status dostaw, ceny, listy dostawców).
• Wspieranie przygotowywania tygodniowych i miesięcznych raportów dla kierownika ds. finansów i zaopatrzenia.
• Pomoc w wprowadzaniu i aktualizowaniu danych związanych z zarządzaniem dostawcami, stanami magazynowymi oraz kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) w zakresie zaopatrzenia.

Koordynacja między działami

• Ścisła współpraca z zespołami ds. zarządzania obiektami, obsługi gości, administracji oraz gastronomii w celu zrozumienia potrzeb zaopatrzeniowych.
• Przekazywanie informacj o statusie zamówień, przewidywanych terminach dostaw oraz wszelkich opóźnieniach lub problemach wewnętrznym interesariuszom.
• Pomoc w zapewnieniu, że działy przestrzegają właściwych procedur zakupowych i wymogów dotyczących dokumentacji.

Ogólne wsparcie administracyjne

• Pomoc w planowaniu spotkań z dostawcami, porządkowaniu dokumentacji zakupowej oraz przygotowywaniu dokumentów do przetargów lub ocen.
• Wykonywanie ogólnych zadań biurowych związanych z zaopatrzeniem, takich jak skanowanie dokumentów, porządkowanie danych i działania następcze.

• 1–3 lata doświadczenia w zakresie zaopatrzenia, wsparcia zakupowego, łańcucha dostaw lub na stanowiskach administracyjnych (doświadczenie w branży hotelarskiej będzie dodatkowym atutem).
• Duża dbałość o szczegóły, dokładność i umiejętności organizacyjne.
• Dobra komunikatywność oraz profesjonalne i uprzejme podejście w kontaktach z dostawcami.
• Biegła znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) oraz swoboda w posługiwaniu się systemami zakupowymi lub ERP.
• Znajomość języka angielskiego jest bardzo pożądana, ale nie jest wymagana.
• Umiejętność zarządzania wieloma zleceniami i terminami w dynamicznym środowisku operacyjnym.
• Pożądana jest podstawowa znajomość procesów zaopatrzenia, systemów magazynowych lub zasad funkcjonowania łańcucha dostaw.

Bran, Brașov (praca na miejscu, w pełnym wymiarze godzin)