Asistentul de achiziții oferă sprijin administrativ, de coordonare și operațional esențial pentru departamentul de achiziții. Acest rol contribuie la asigurarea eficienței, conformității, rentabilității și alinierii activităților de achiziții la politicile companiei.

Asistentul de achiziții sprijină procesele de aprovizionare, coordonarea furnizorilor, documentația, fluxurile de lucru legate de achiziții și urmărirea stocurilor. Acest rol este esențial pentru menținerea unor operațiuni de achiziții fără probleme și pentru asigurarea disponibilității la timp a bunurilor și serviciilor necesare pentru operațiunile de ospitalitate, facilități și evenimente ale Castelului.

Candidatul ideal este organizat, atent la detalii, proactiv și se simte confortabil lucrând cu furnizorii, departamentele interne și documentația financiară. eficient și în conformitate cu politicile companiei.

Asistentul de achiziții oferă sprijin în ceea ce privește identificarea surselor de aprovizionare, coordonarea furnizorilor, documentația, fluxurile de lucru legate de achiziții și urmărirea stocurilor. Acest rol este esențial pentru menținerea bunei desfășurări a operațiunilor de achiziții și pentru asigurarea disponibilității la timp a bunurilor și serviciilor necesare pentru operațiunile de ospitalitate, facilități și evenimente ale Castelului. Orientat spre rezultate, proactiv și cu experiență în colaborarea cu furnizorii, departamentele interne și documentația financiară.

Asistență și administrare în domeniul achizițiilor

• Pregătirea și procesarea cererilor de achiziție, a comenzilor de achiziție (PO), a contractelor și a documentației justificative în vederea aprobării.
• Asigurarea introducerii la timp și corecte a datelor privind achizițiile în sistemele financiare și de inventar.
• Menținerea unor sisteme organizate de arhivare digitală și fizică pentru toate înregistrările privind achizițiile.
• Asistență în ceea ce privește ofertele furnizorilor, comparațiile de prețuri și analiza de bază a costurilor.

Coordonarea furnizorilor

• Comunicarea cu furnizorii pentru a solicita oferte, a confirma comenzile, a urmări livrările și a rezolva problemele minore.
• Menținerea unei liste actualizate a furnizorilor aprobați, cu detalii de contact, prețuri și informații contractuale.
• Urmărirea performanței furnizorilor (termenele de livrare, calitatea, capacitatea de răspuns).

Controlul livrărilor, stocurilor și documentației

• Monitorizarea programelor de livrare și coordonarea cu echipele de recepție pentru a asigura primirea la timp a mărfurilor.
• Verificarea exactității avizelor de livrare, a facturilor și a detaliilor comenzilor de achiziție înainte de a le transmite departamentului financiar pentru procesarea plăților.
• Raportarea discrepanțelor, a mărfurilor deteriorate sau a lipsurilor, precum și sprijinirea operațiunilor de inventariere și menținerea unor informații exacte privind nivelul stocurilor pentru articolele cu utilizare intensă.

Conformitate și sprijin pentru procese

• Asigurarea respectării politicilor interne, a fluxurilor de lucru de aprobare și a liniilor directoare bugetare în toate activitățile de achiziții.
• Asistență în menținerea calendarului de achiziții, a termenelor de reînnoire a contractelor și a calendarului acordurilor cu furnizorii.
• Sprijinirea auditurilor prin asigurarea faptului că dosarele de achiziții, aprobările și documentația sunt complete și conforme.

Date, raportare și sisteme

• Actualizarea și menținerea registrelor de achiziții, a sistemelor de urmărire și a tablourilor de bord (comenzi, starea livrărilor, prețuri, liste de furnizori).
• Sprijinirea pregătirii rapoartelor săptămânale și lunare pentru managerul de finanțe și achiziții.
• Asistență la introducerea și actualizarea datelor legate de gestionarea furnizorilor, nivelurile stocurilor și indicatorii-cheie de performanță (KPI) pentru achiziții.

Coordonarea între departamente

• Colaborarea strânsă cu echipele de gestionare a facilităților, experiența vizitatorilor, administrație și alimentație și băuturi pentru a înțelege nevoile de achiziții.
• Comunicarea stării comenzilor, a termenelor de livrare preconizate, precum și a eventualelor întârzieri sau probleme către părțile interesate interne.
• Contribuirea la asigurarea respectării de către departamente a procedurilor corespunzătoare de achiziții și a cerințelor de documentare.

Suport administrativ general

• Asistență în programarea întâlnirilor cu furnizorii, organizarea dosarelor de achiziții și pregătirea documentelor pentru licitații sau evaluări.
• Gestionarea sarcinilor administrative generale legate de achiziții, precum scanarea documentelor, organizarea datelor și urmărirea acestora.

• 1–3 ani de experiență în achiziții, asistență în achiziții, lanț de aprovizionare sau funcții administrative (experiența în domeniul ospitalității constituie un avantaj).
• Atenție sporită la detalii, precizie și abilități organizatorice.
• Abilități bune de comunicare, cu o abordare profesională și politicoasă în relația cu furnizorii.
• Cunoașterea aprofundată a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) și familiaritate cu sistemele de achiziții sau ERP.
• Cunoașterea limbii engleze este foarte apreciată, dar nu este obligatorie.
• Capacitatea de a gestiona mai multe solicitări și termene limită într-un mediu operațional aglomerat.
• Este de dorit o înțelegere de bază a proceselor de achiziții, a sistemelor de inventar sau a conceptelor legate de lanțul de aprovizionare.

Bran, Brașov (la sediu, normă întreagă)